ส่งมอบสื่อบันทึกข้อมูลอย่างเป็นระบบ และเก็บหลักฐานอะไรไว้ดี

กำหนดผู้ประสานงานให้ชัดเจน

ระบุผู้อนุมัติ ผู้เตรียมรายการ และผู้ส่งมอบอุปกรณ์ แยกหน้าที่ให้เหมาะกับโครงสร้างองค์กร เพื่อให้ติดตามคำถามหรือรายการที่ไม่ตรงกันได้สะดวก

ใช้รายการอ้างอิงชุดเดียวกัน

บันทึกชนิด จำนวน และหมายเลขทรัพย์สินหรือ Serial Number ตรวจให้ตรงกันก่อนปิดกล่องและตอนรับมอบ หากพบรายการไม่ตรง ควรบันทึกข้อแตกต่างและยืนยันก่อนเริ่มงาน

ตกลงเอกสารที่ต้องการล่วงหน้า

ใบรับมอบ รายงานตรวจนับ และใบรับรองการทำลายมีวัตถุประสงค์ต่างกัน สอบถามทีมงานว่าจัดทำเอกสารใดได้และมีรายละเอียดอะไรบ้าง ไม่ควรสรุปจากชื่อเอกสารเพียงอย่างเดียว

จัดเก็บหลักฐานหลังดำเนินงาน

รวบรวมใบเสนอราคา รายการส่งมอบ และเอกสารผลการดำเนินงานไว้ตามนโยบายองค์กร หากมีข้อกำหนดเฉพาะจากผู้ตรวจสอบ ให้ยืนยันรูปแบบกับผู้ให้บริการก่อนตกลงงาน